Comment le chat Google Docs vous aide à collaborer sur des documents

Le chat Google Docs est un outil très efficace pour collaborer sur des documents avec des équipes. Il permet aux éditeurs d’annoter et de commenter les modifications, il permet aux équipes de discuter

un libellé approprié des documents et permet aux employés remplir des formulaires poser des questions auxquelles leurs managers peuvent répondre.

Toutes ces bonnes utilisations du chat Google Docs ne fonctionnent bien que si les personnes qui utilisent le document comprennent le fonctionnement du système de commentaires.

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Dans cet article, vous découvrirez toutes les fonctionnalités de commentaire et de collaboration disponibles dans Google Docs.

Fonctionnement des commentaires sur Google Docs

Dans Google Docs, vous ne collaborez pas simplement aveuglément sur des documents. Vous pouvez en fait voir plusieurs utilisateurs accéder au document en temps réel.

La façon dont cela fonctionne est que chaque fois que d’autres personnes accèdent au document, l’icône de leur compte Google apparaît en haut de la fenêtre Google Docs.

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Lorsque ces autres utilisateurs placent le curseur de leur souris dans le document, vous verrez le nom de leur compte Google apparaître momentanément au-dessus du curseur.

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Ceci est utile pour voir sur quelles zones d’un document les autres membres de votre équipe travaillent. Cela peut aider à éviter d’effectuer des modifications contradictoires dans le même document.

Si vous voyez quelqu’un modifier une section d’un document de manière incorrecte ou apporter des modifications avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez ajouter un commentaire directement à cette personne.

À droite des icônes utilisateur en haut du document, vous verrez une icône représentant une personne parlant à l’intérieur d’un cercle blanc. Lorsque vous sélectionnez cette option, une zone de commentaires généraux s’ouvre.

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Tapez simplement votre commentaire et appuyez sur Entrée. Tous ceux qui consultent actuellement le document pourront voir tous les commentaires dans la zone de commentaires générale.

Vous savez quand quelqu’un a mis à jour un nouveau commentaire dans la zone de commentaire par le point rouge qui apparaît en haut de cette icône.

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À mesure que chaque personne répond, le nouveau commentaire apparaît sous le précédent dans le fil de discussion.

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Soit appuyez sur le X à droite des noms dans la zone de commentaire, ou sélectionnez l’icône de commentaire pour faire disparaître à nouveau la fenêtre de commentaire.

Créer un nouveau chat Google Docs

Pour créer un nouveau chat Google Docs, mettez simplement en surbrillance n’importe quel texte dans un document Google Docs. Lorsque vous faites cela, vous verrez une petite icône de commentaire apparaître à droite de ce texte en surbrillance.

Lorsque vous passez votre souris sur cette icône, vous verrez le texte «Ajouter un commentaire».

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Lorsque vous sélectionnez cette icône, une fenêtre de commentaire s’ouvre dans laquelle vous pouvez partager vos réflexions sur le texte du document que vous avez mis en évidence.

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Lorsque vous avez terminé de rédiger votre comm entaire, sélectionnez simplement le bouton Commentaire et vous verrez la zone de commentaire se transformer en commentaire permanent.

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Certaines options accompagnent des commentaires comme celui-ci.

Gérer les commentaires

Lorsque vous sélectionnez les trois points à droite d’un commentaire, vous verrez trois options.

  • Éditer: Mettez à jour votre commentaire ou ajoutez-y une réponse si vous préférez.
  • Effacer: Supprimez le commentaire et sa surbrillance du document.
  • Lien vers ce commentaire: Obtenez un lien URL que vous pouvez partager avec des personnes si vous souhaitez qu’elles voient ce commentaire spécifique.

Les liens de commentaires sont très efficaces pour aider les gens à trouver le commentaire exact, en particulier à l’intérieur de documents contenant un grand nombre de commentaires.

Vous pouvez coller le lien dans un chat IM, un SMS mobile ou un e-mail.

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Lorsque le destinataire sélectionne le lien, il les amènera directement au document où le commentaire a été inséré. Ils peuvent soit répondre au commentaire, soit sélectionner Résoudre.

La résolution d’un commentaire le fait disparaître du fil de discussion. Il semble que le commentaire soit supprimé, mais il n’est en fait masqué que dans la marge de droite.

Si vous souhaitez voir tous les commentaires qui ont été publiés dans le document, sélectionnez simplement l’icône de commentaire noire en haut à droite du document.

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Cela vous montre tous les commentaires qui ont été publiés dans le document ainsi que toutes les informations suivantes sur le commentaire.

  • Date et heure de publication du commentaire
  • Toutes les réponses au commentaire
  • Tout texte de document sélectionné lors du commentaire
  • Un lien pour rouvrir les commentaires résolus
  • Un lien pour répondre aux commentaires

Sélectionner Commentaire pour ajouter de nouveaux commentaires au fil de discussion. Sélectionner Notifications pour modifier les paramètres de messagerie afin que vous ne receviez des notifications que lorsque quelqu’un répond à vos commentaires, ou aucune notification du tout.

Modification et résolution des modifications

Le chat Google Docs est particulièrement utile pour apporter des suggestions de modification à un document sans les faire réellement.

Par défaut, Google Docs vous permet d’apporter des modifications à un document et les modifications prennent effet immédiatement. Pour basculer le mode d’édition vers les modifications suggérées uniquement, sélectionnez la flèche déroulante à droite de la Édition mot en haut à droite du document.

Sélectionner Suggérant dans la liste déroulante.

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Au fur et à mesure que vous modifiez le document, le texte du document est barré et le texte de remplacement est affiché à côté. Chaque modification ouvre un nouveau commentaire à droite avec une description de la modification qui a été effectuée.

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Le but de cette fonctionnalité est de permettre à un éditeur final ou à l’auteur d’origine de procéder aux modifications et d’accepter les modifications individuellement en cochant la case correspondant à ce commentaire d’édition.

Cependant, si vous ne souhaitez pas résoudre les commentaires individuellement, il existe une astuce utile pour les résoudre tous en même temps.

Pour ce faire, sélectionnez le Outils menu et sélectionnez Examiner les modifications suggérées.

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Cela ouvrira une petite fenêtre en haut à droite du document. Vous pouvez sélectionner la flèche vers le haut ou vers le bas pour faire défiler chacun des commentaires de modification dans le document. Vous pouvez sélectionner J’accepte ou Rejeter les modifications individuelles.

Si vous souhaitez simplement les accepter ou les rejeter tous, sélectionnez la flèche déroulante sur le côté droit du bouton Accepter ou Rejeter.

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Vous pouvez sélectionner Accepter tout pour approuver toutes les modifications. Cela mettra à jour tout le document en utilisant les modifications suggérées et résoudra tous les commentaires associés.

En savoir plus sur résolution des commentaires dans Google Docs.

Les commentaires contribuent à la collaboration

Utiliser un traitement de texte basé sur le cloud comme Google Docs collaborer sur des documents très facile.

Le système de commentaires est mis en place de manière à rendre la discussion des changements de document au sein d’une équipe pratique et facile. Une fois que tout le monde s’est habitué au fonctionnement du système de chat Google Docs, vous constaterez que votre équipe est beaucoup plus efficace lorsqu’elle travaille ensemble sur des documents.